Rozpočtování pomocí počítače

Jednou z prvních možností využití informačních technologií ve stavebnictví byla právě oblast ekonomická – programy určené k vedení účetnictví a skladového hospodářství. Téměř zároveň se začaly prosazovat i rozpočtové a kalkulační systémy, které postupně nahradily klasické způsoby rozpočtování s katalogy, tužkou a kalkulačkou.

Typy rozpočtových programů

Stejně rychle jako se vyvíjejí informační technologie vzrůstají nároky na software (SW) a jeho využití ve stavebnictví.
V současné době je mezi uživateli velké množství specializovaných SW pro rozpočtování a problematiku s tím spojenou. Tyto programy vznikají jak ve firmách specializujících se na tvorbu SW určeného pro trh, tak ve velkých stavebních firmách, které je vytvářejí pro svoje vlastní potřeby. Stejně široká jako škála tvůrců je i úroveň a kvalita těchto programů. Starší programy byly zpravidla vytvářeny pro prostředí MS-DOS s podporou FoxBase, FoxPro, TurboPascal apod., ty novější pracují v operačním systému Windows.

V prostředí Windows může jít o jednoduché programy, které jsou vytvořeny na úrovni tabulek MS Excel přes složitější, využívající funkce a formuláře databázových programů, až po komplexní integrované systémy pro řízení zakázek nebo celých firem. Většina programů v současnosti pracuje v prostředí operačního systému WINDOWS Vista/XP/2000, resp. ve starších verzích. Z tohoto důvodu má uživatel k dispozici vlastnosti, které tyto systémy přinesly do výpočetní techniky, včetně výhod grafického uživatelského prostředí (GUI), plovoucích menu, ikon s důležitými funkcemi, snadno dostupné nápovědy, bezproblémového tisku, práce v síti atd.

Nástupem Windows se však vývoj moderních technologií nezastavil a postupně se pojem informační technologie (IT) rozšířil o přívlastek komunikační (ICT). Hitem dneška je tedy internet, komunikace, sdílení informací – propojování počítačů do sítí. Podnikové počítačové sítě jsou dnes právě tak běžné jako celosvětová komunikace pomocí sítě Internet. Díky propojení počítačů je k dispozici nesmírné množství informací, které lze sdílet, měnit a využívat v reálném čase a na různých místech. Postupem času se vyvíjely různé informační systémy a nyní se stávají nezbytnou součástí řízení všech úspěšných firem bez rozdílů velikosti nebo oboru podnikání.

Stále častěji proto stavební firmy zavádějí informační podnikový systém, který umožňuje rychlejší a efektivnější zpracování informací. Informační systém použitelný pro stavební firmy by měl být do jisté míry specifický a měl by dokázat vyhodnocovat interní informace získávané z různých agend, které firma vede, a zároveň dávat do relevantních souvislostí informace získávané zvenčí (propojení agend stavební výroby, účetnictví, skladů, personalistiky, marketingu apod.). Ale nejenom to, také musí umět reagovat na neustále se měnící situaci na staveništi, informace pružně doplňovat a aktualizovat.

Základní funkce softwaru pro rozpočtování

V zásadě platí, že software využitelný pro potřebu rozpočtování by měl obsahovat v minimální konfiguraci tyto funkce:

• orientaci v databázi cen prací i materiálů (vyhledávání pomocí kódu položky, vyhledávání pomocí popisu položky, práci s rejstříkem prací i materiálů, filtrování položek podle zvoleného kritéria atd.),
• editaci databáze cen (úpravu položek, vkládání nebo import vlastních položek),
• tvorbu výkazu výměr (obr. 1),
• jednoduché sestavení rozpočtu a výrobní kalkulace,
• práci s hotovým rozpočtem (indexaci, přecenění na jinou cenovou úroveň, přímé úpravy cen a výměr),
• tvorbu přehledných a editovatelných výstupních sestav.

Základní parametry databáze (oceňovacích podkladů)

Mezi základní parametry databáze programů určeným k rozpočtování patří:

• rozsah databáze (položky stavebních prací a materiálů, agregované ceny, THU, rozbory položek, oceňovací podklady),
• pravidelnost a interval aktualizace cen (jak často, v jakém rozsahu),
• zpracování databáze (kvalita popisů, existence podmínek platnosti cen, kompletnost údajů – měrná jednotka, hmotnost, hmotnost sutě, Nh).

Volba vhodného softwaru

Výběru vhodného software je třeba věnovat dostatek času – zkoušet, prověřovat a ptát se. Určitě není dobré software hodnotit pouze na základě letáků nebo demoverze, protože se jedná o složité programy s mnoha možnostmi, ale také s řadou omezení. Důležité je nechat si program důkladně předvést. Základní otázky pro rozhodování by pak měly být:

Splňuje software požadavky na základní funkce?

Uvedené funkce jsou totiž pro práci na rozpočtech nepostradatelné.

Je software modulární a rozšiřitelný (lze jej ušít na míru, resp. později rozšířit a doplnit)?

Je vhodné (a do budoucna levnější) nakupovat takový program, který poroste s vaší firmou.

Je v rámci softwaru k dispozici také kvalitní databáze položek cen stavebních prací a materiálů?

Často se při nákupu programu zapomíná na kvalitní databázi akceptovatelnou vašimi partnery na stavebním trhu (investory, subdodavateli apod.).

Má software požadované výstupy?

Nezapomínejte, že vytváříte rozpočet, který musíte vašim obchodním partnerům předat. Nestačí tedy jen „standardní“ tisková sestava na papíře. Určitě budete chtít poslat e-mailem profesionální tiskový výstup, excelovský soubor nebo jiný formát.

Je uživatelské prostředí programu dostatečně přehledné a intuitivní?

Se svým rozpočtovým programem strávíte spoustu času, měli byste si tedy navzájem rozumět. Funkce, které budete nejčastěji používat, by pro vás měly být potěšením, nikoli utrpením. Funkce, které ještě neznáte, by pro vás neměly znamenat nepřekonatelnou neznámou, ale výzvu ke zlepšení vaší práce.

Jak jsou se svým softwarem spokojení vaši známí a obchodní partneři?

Důležitější než tvrzení reklam a obchodních zástupců firem je spokojenost stávajících uživatelů software. Ale pozor, každému vyhovuje něco trochu jiného, každý nemusí mít takovou znalost IT jako vy nebo nemusí mít shodné potřeby a očekávání.

Nejběžnější programy pro rozpočtování

U nás je k dispozici poměrně široké portfolio softwarů pro rozpočtování. Pokud však vezmeme v úvahu všechna výše uvedená kritéria, můžeme vybrat jen několik softwarů, které je z větší části splňují. Jsou to systémy KROS plus (ÚRS PRAHA, a.s.), BuildPower (RTS, a. s.), ASPE (Valbek, spol. s r. o.), euroCALC (Callida, s. r. o.) a WinKAROK (Porings, s. r. o.). Další softwary, které mají menší nebo specializovaný okruh uživatelů, jsou např.: CONTEC, SoftTrio, Stavex, IPOS, OCEP, SmartBuilding a další.

Rozdíly mezi rozpočtovými programy

Podobně jako v řadě jiných oblastí i u programů pro rozpočtování funguje konkurenční prostředí, které nutí autory programů svoje produkty neustále inovovat a doplňovat nové a nové funkce. V případě nejrozšířenějších softwarů pro rozpočtování je jejich funkčnost ve všech ohledech srovnatelná, liší se většinou v těchto oblastech:

• Databáze

• použitá databáze (CS ÚRS, RTS, SCI-data, Porings, agregované položky apod.), třídění položek (TSKP, SFB, JKPOV a jiné),
• rozsah databáze – jednoduchá databáze s kódovými popisy a cenami, rozbory položek, plné popisy, podmínky platnosti cen a způsoby měření, rozpočtové ukazatele atd.;

• Rozsah programu

• tvorba rozpočtu s výkazem výměr,
• tvorba individuální, nabídkové a výrobní kalkulace,
• fakturace, čerpání rozpočtu,
• harmonogramy,
• práce s rozpočtovými ukazateli,
• tvorba vlastních databází;

• Uživatelské prostředí

• stromové nebo tabulkové zobrazení,
• více oken či jedno okno s přepínači,
• plovoucí okna, lišty, ovládací prvky apod.

Komunikace mezi softwary

Každý program pro rozpočtování má svůj vlastní formát souborů, se kterým pracuje. Tento formát je pro ostatní programy nečitelný. Pro výměnu dat (rozpočtů) mezi jednotlivými programy slouží speciální výměnné formáty souborů. Prvním formátem byl *.ORF (obecný rozpočtový formát). Tento formát podporovaly a podporují nejrozšířenější softwary uvedené výše. V současné době existuje nový výměnný formát prosazovaný Svazem podnikatelů ve stavebnictví. Jde o tzv. Soupis stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr v elektronické podobě – eVV (elektronický výkaz výměr). Tento formát je vytvořen ve struktuře XML a podporují jej podobně jako formát ORF všechny nejrozšířenější softwary.

Dalším možným převodním můstkem mezi softwary je podpora MS Excel. V tomto případě však v žádném případě nejde o přímou výměnu dat, protože každý z rozpočtových softwarů má svoji podobu excelovských tabulek, které podporuje. Před importem je tedy vždy nutné soubor upravit tak, aby bylo možné jej v programu načíst.

I když nejde o přímou výměnu dat, v praxi se využívá tato komunikace nejvíce. Právě náročnost na načtení libovolných formátů excelovské dokumentace (výkazů výměr) bývá důležitým parametrem při výběru softwaru pro rozpočtování.

Jak programy pro rozpočtování usnadňují práci?

Je nutné si uvědomit, že programy pro rozpočtování nemají za úkol práci za rozpočtáře provádět, ale především mu tuto práci ulehčit a zpřehlednit. A to s využitím:

• orientace v databázích položek – různé způsoby třídění, filtrování, seskupování, vyhledávání textů apod.,
• sestavení výkazu výměr – integrované vzorce, přehledy a kopie již sestavených výměrnic apod. (obr. 2),
• sestavení rozpočtu – automatické strukturování rozpočtu, vazby mezi položkami, okamžité přepočty a přehledy nákladů, kontroly úplnosti rozpočtů apod.,
• úpravy rozpočtu – automatické přepočty (indexace, přepočty jednotkových cen podle zvolené celkové ceny), cenové varianty rozpočtů apod.,
• výstupy – volba zobrazovaných/tisknutých údajů, profesionální podoba výstupních sestav, přehledy, porovnání apod.

Nejčastější omyly při používání rozpočtového programu

Mezi časté mylné představy spojené s používáním těchto programů patří domněnka, že rozpočtování se softwarem představuje jen výběr řádků v jedné tabulce (databázi položek stavebních prací a materiálů) a jejich kopii do tabulky jiné (rozpočtu). Další mylnou představou je, že jednodušší je spočítat si výkaz výměr na papíře nebo na kalkulačce a do rozpočtu zadat pouze výslednou hodnotu výměry. Uživatelé se také chybně domnívají, že program něco udělá sám a že je neomylný. Představa, že když něco nemohu najít, tak to v databázi není, je také zavádějící. Program za nás také práci nezkontroluje.

Použití speciálního softwarového nástroje pro rozpočtování je velmi důležité. Precizně vypracovaný rozpočet totiž závisí zejména na zkušenostech a dovednostech zpracovatele. A díky moderním softwarovým systémům se mu tak práce značně zjednoduší a zefektivní a výstupy jeho práce získají navíc profesionální podobu.

Ing. Michal Hanák
Foto: archiv společnosti ÚRS Praha, a. s.

Autor je výrobním ředitelem firmy ÚRS Praha, a .s. Je autorem mnoha článků, odborných studií a publikací zejména v oblasti oceňování stavební výroby.