Proč se Facility Management neobejde bez externích konzultantů?

Facility služby jsou ve firmách druhou nejvyšší nákladovou položkou, hned po mzdách. Přitom správně nastavený a koncipovaný facility management (FM) náklady naopak snižuje. Vedle toho umí zvyšovat produktivitu i konkurenceschopnost firem. Aby to však fungovalo, jak má, je nutné, aby měly podniky jasně definovanou roli facility manažerů a současně si přizvali ke spolupráci odborného externího konzultanta.

Tři pilíře facility managementu

Koncepce facility managementu v pojetí Bureau Veritas se opírá o tři základní pilíře, které jsou zároveň hřištěm pro interního manažera i externího konzultanta. Už to nejsou jen tvrdé facility služby, tedy technická správa budov a služby s tím spojené, jako například zajištění úklidu nebo dodávek energií. Podpůrné aktivity nově zahrnují měkké facility služby týkající se zaměstnanců, kteří v budovách pracují. Řešíme například nastavení procesů vázaných na bezpečnost a ochranu zdraví nebo environmentální problematiku. Třetím pilířem jsou strategické služby související například se sociální odpovědností firem a trvale udržitelným rozvojem.

Role facility manažera a externího konzultanta

Ať už pracují facility manažeři pro jakoukoli společnost, měli by mít vždy na paměti, jak zajistit vyvážený přístup ke třem základním oblastem požadavků, které jsou na ně kladeny. V prvé řadě jde o požadavky na zajištění bezpečnosti, dále jsou to požadavky stanovené zákonem či jinými právními úpravami a za třetí provozní požadavky. Přestože je vždy nutné udělovat požadavkům různou prioritu, neměla by se žádná z těchto oblastí stát jediným předmětem zájmu facility manažera na úkor zbylých dvou.

Z výše uvedeného vyplývá, že nároky kladené na facility manažera jsou značné. I to je důvod, proč se neobejde bez odborné pomoci, kterou zajišťuje externí odborný konzultant. My věříme, že pro klienty je nejvýhodnější, když mají aplikován dvoustupňový model. Tedy jednoho strategického partnera, který jim pomáhá definovat procesy a následně je i kontrolovat, a druhého partnera, který na takticko-provozní úrovni zajišťuje samotnou dodávku facility služeb.

Co všechno to firmám přinese

Spolupráce facility manažera a externího konzultanta přinese firmám dlouhodobého partnera na strategické úrovni, který díky tomu dobře pozná pracovní postupy a zvyky v organizaci a dokáže navrhovat systémová opatření. Propojí se tak všechny tři definované pilíře facility managementu, nejen obvyklé dva, tedy tzv. HARD a SOFT, ale spolu s nimi i třetí, mnohdy opomíjený strategický pilíř. Existují ideální příklady pro toto propojení – například bezpečnost nebo ekologie.

S oběma se setkáváme jak v tzv. „hard“ službách, například v rámci Property Managementu, tak i v „soft“ službách v rámci Security a Safety. Ve strategickém FM se obě tyto činnosti setkají v rámci strategie Sustainability, tedy trvale udržitelného rozvoje organizace. Hlavní výhodou takového partnerství tedy je, že se klient z obyčejného zajišťování FM služeb, mnohdy pod tlakem na snižování nákladů, posouvá o dimenzi výše a začíná se o FM mluvit jako o systému, který přináší pozitivní změny v zefektivnění procesů a nárůst vnitropodnikové kultury.

Jak to chodí v Česku doopravdy

Běžná, rutinní práce facility manažera v českém prostředí ale vypadá trochu jinak. Zabývá se především tím, jak zajistit bezproblémový provoz, soulad s legislativními požadavky a jak si obhájit rozpočet. Spousta společností bohužel najela v průběhu finanční krize na úsporný režim ve smyslu „dělejme jen to, co je nutné ze zákona“ a mnohdy si neuvědomuje, že například v oblasti správy budov se tím veškerá činnost zploští jen na revize.

To je ale podobné, jako bychom se svým autem jezdili jen jednou za pár let na technickou a na emise. Ono je ale potřeba zajet občas do servisu na výměnu oleje a rozvodového řemenu, aby bylo auto provozuschopné a na výměnu brzdové kapaliny, aby bylo bezpečné. U auta si to všichni uvědomujeme, ale u mnohých jiných zařízení na to bohužel občas zapomínáme. Když se pak při práci s takovým zařízením nedej bože někdo zraní, je na provozovateli, aby dokázal, že se o zařízení po celou dobu řádně staral a plnil všechny povinnosti předepsané výrobcem.

Schopný facility manažer si toto uvědomuje a hledá cesty, jak přesvědčit klíčové osoby, aby mu dodaly dostatečné finanční prostředky na zajištění i těchto činností. Jenže dnes již většinou nestačí natáhnout ruku a říct částku. Každou vydanou korunu je třeba vysvětlit, příslušný finanční ředitel musí přesvědčit kolegy, že se peníze nevydávají zbytečně, a tak přicházejí na řadu různé nástroje typu CAFM, které pomáhají procesy uřídit, připravit rozpočet a uhlídat i jeho čerpání. Pro finanční manažery je totiž někdy stejně nepříjemné, když rozpočet překročíte, jako když jej nedočerpáte. Proto si někteří facility manažeři připadají tak trochu jako Jiřík v Erbenově pohádce o Zlatovlásce … „tvá hlava za to, jestliže nedoleješ, anebo přeleješ.“

Jak z toho ven?

Recept spočívá v dobře nastavených procesech a kvalitních reportingových nástrojích. Není možné ztrácet čas složitým zpracováváním velkého objemu dat v Excelech, ručně sbírat data za desítky či stovky poboček. Když například absolvuji kontrolní prohlídku nebo audit, nemohu chodit jen s notýskem, tužkou a fotoaparátem a pak si sednout k počítači a několik dalších hodin z toho zpracovávat report v MS Word či MS Excel, který pošlu nadřízeným emailem.

Kvalitní nástroj dnes již nejen vygeneruje okamžitě po auditu report do PDF, ale umožní i data obsažená v reportu dále manažersky zpracovávat, v rámci akčních plánů přidělovat zjištěným neshodám konkrétní odpovědné osoby a požadované termíny odstranění. Navíc pomůže výsledky prezentovat ve srozumitelné podobě během několika málo okamžiků. Dnes existuje spousta nástrojů, jak proces zautomatizovat, například skrze kvalitní systémy měření a regulace, propojení na CAFM systémy apod. Je ale dobré sledovat i nové trendy, přestože pro vaši konkrétní činnost nemusí být v současnosti ještě přínosné.

Při projektování staveb je to například filozofie BIM, která by v ideálním případě měla naplnit sen nejednoho facility manažera či správce budov. Vznikl by jakýsi manuál k budově a všech v ní instalovaných zařízení, který bude ve vazbě na CAFM systém hlídat veškeré termíny revizí, kontrol a zkoušek, zkalkuluje čas potřebný na jejich provádění, aby se daly snadno odhadnout požadavky na lidské zdroje, a uhlídá i výše zmíněný rozpočet. Dalším rychle se rozvíjejícím oborem je internet věcí, který začíná mít také velmi výrazný dopad na automatizaci a reporting. Všechny tyto nové přístupy fungují na bázi tzv. BIG DATA, tedy zpracování a vyhodnocování obrovského množství dat a dávají tak práci facility manažera zcela jinou dimenzi.

Nároky na tyto experty se velmi dynamicky mění, a i proto se společnost Bureau Veritas na tento segment čím dál více zaměřuje. Má k dispozici více než sedmdesát tisíc expertů ve sto čtyřiceti zemích světa a nedozírné zkušenosti snad ze všech možných oblastí podnikání. Od námořní dopravy, kterou to před téměř 200 lety začalo, přes petrochemický či potravinářský průmysl, až po kosmonautiku. Mezinárodní know-how chce aplikovat i do českých podmínek a poskytnout obchodním partnerům komplexní servis.

Naším cílem není jen pomáhat klientům správně nastavit proces, ale dodávat jim i takové nástroje, aby provozování jejich firem bylo co nejhospodárnější, bezpečné a v souladu s legislativou. Klíčovým bodem je v tomto ohledu přesvědčit zástupce managementu, že správné a efektivní řízení této strategické disciplíny představuje nejen přínos ve snižování nákladů, ale především ve významném zvýšení produktivity a tím i konkurenceschopnosti celé organizace.

Tomáš Prokeš
Autor je expertem na Facility Management ve společnosti Bureau Veritas.

Foto: Bureau Veritas

Článek byl uveřejněn v časopisu TZB Haustechnik 4/2017.