Kanceláře po pandemii: Největší výzvy, kterým v současnosti čelí

Pandemie ukázala firmám nový směr. Populárním se stal takzvaný hybridní model práce kombinující práci zaměstnanců z kanceláře s prací na dálku, nejčastěji z domova. V první vlně zavádění se firmy soustředily především na praktické záležitosti jako dovybavení potřebnými technologiemi a modernizaci kancelářských prostor. Učily se pracovat s novinkami a minimálně část interních porad či jednání s klienty přesunuly do online světa.

Ovšem faktory jako duševní zdraví, spokojenost a pohodlí zaměstnanců se dostaly na pomyslnou druhou kolej. Přitom právě tyto oblasti pozitivně ovlivňují nemocnost a fluktuaci lidí, takže i celkovou výkonnost firem. Nejnovější analýza CBRE, světového lídra v oblasti komerčních realitních služeb, ukazuje, jaké nejpalčivější výzvy společnosti v postcovidové době řeší.

Provoz: Dobrá kvalita ovzduší a čisté pracovní prostředí jsou prioritou

Kvalita vnitřního ovzduší platila vždy za jednu z klíčových oblastí, nicméně postcovidová éra jí dala zcela nový rozměr. Není výjimkou, že majitelé kancelářských nemovitostí instalují ve svých budovách speciální technologie pro účinnou eliminaci bakterií a virů a využívání kvalitních čistících přípravků se stalo nezbytností.

Efektivní údržba kancelářských prostor vyžaduje také pravidelnou výměnu filtrů klimatizace a vizuální kontrolu všech míst, kde může docházet ke kondenzaci vody, a tudíž ke vzniku plísní (např. firemní kuchyňky, toalety a sprchy, vzduchotechnika). Zásadní je také pravidelný úklid kvalitními čistícími přípravky nebo využívání vysavačů s HEPA filtrem, který dokáže zachytit částice jako je prach a pyl, a současně vzduch zbavit virů.

„Kvalitu vzduchu ve vnitřních prostorách je navíc potřeba pravidelně monitorovat, a to nejlépe v reálném čase, aby bylo možné na případně negativní výkyvy rychle reagovat. Maximální přípustná hodnota koncentrace CO2 v budovách je 1500 ppm , ale mnoho lidí pociťuje zvýšenou únavu, horší schopnost koncentrace nebo bolesti hlavy již při hodnotě kolem 1000 ppm,“ komentuje Jiří Stránský, vedoucí týmu CBRE pro oblast udržitelnosti

Design: Pracoviště rozdělte do zón podle aktivit

Význam fyzického pracoviště prošel během pandemie zásadním vývojem, kdy došlo ke změně potřeb v rámci ideálního uspořádání vnitřních prostor. Leitmotivem se stalo propojování jednotlivých zaměstnanců i týmů a hledání vyváženého poměru mezi prací v kanceláři s prací na dálku. Tento posun ve vnímání se v současnosti významně promítá do prostorového řešení a designu kanceláří.

Do stále většího popředí se dostává koncept “activity-based workplace”, který je postaven na principu rozčlenění pracoviště do několika zón, kdy zaměstnanci střídají pracovní místa podle potřeby a typu vykonávané činnosti. Kromě míst pro individuální a soustředěnou práci tvoří významnou část prostor i zóny podporující spolupráci (formální i neformální), a dále socializaci a relaxaci.

„Při hledání odpovídajícího množství i velikosti různých zón je potřeba zohlednit řadu faktorů. Z naší zkušenosti například vyplývá, že mnoho firem má tendenci naddimenzovat své prostory pro velká setkávání. Přitom přibližně 80 % všech jednání probíhá v počtu do čtyř osob. Velký podíl tvoří také interní porady, které nevyžadují formální zasedací místnosti, ale spíše příjemné a kreativní prostředí. Místo důrazu na přehnaně stylový či reprezentativní design je lepší se zaměřit na pohodlí a útulnost. Navíc platí, že nejběžnějším způsobem spolupráce je práce ve dvojici. Doporučuji proto tyto parametry zohlednit již ve fázi návrhu,” popisuje Filip Muška, specialista na pracovní prostředí v CBRE.

Kromě správného uspořádání prostor hraje důležitou roli také design a další faktory jako osvětlení, akustika, použité barvy či zakomponování přírodních materiálů a zeleně. Vše musí být vzájemně propojené a dobře sladěné. Mimo jiné je třeba dbát na správný poměr denního a umělého osvětlení, stejně jako na jeho intenzitu a teplotu v souladu s cirkadiánním rytmem.

Při narušení přirozených rytmů v těle totiž dochází k poruchám spánku, z čehož pramení únava, zhoršení koncentrace a paměti a vše může vyústit až v celkové vyčerpání organismu. V neposlední řadě by velkou roli měla hrát i ergonomie práce. Promítnout ji lze do řady oblastí, ať už se jedná o výškově nastavitelné stoly, stojany a držáky monitorů či protiúnavové podložky pro práci ve stoje pro kompenzaci práce vsedě.

„Ovšem pokud se nás zeptáte, co je v hybridní éře z našeho pohledu největší výzvou, pak je to budování firemní kultury a identity. Jde o těžko popsatelné „fluidum”, které vše propojuje, drží pohromadě a spoluutváří. Jde o klíčový aspekt, který se musí rozhodně podporovat. I z toho důvodu považujeme zóny pro socializaci a relaxaci za nezbytnou součást každého pracoviště,“ komentuje Filip Muška a dodává:

„Jedna z nejlepších příležitostí, jak zvyšovat interakci mezi zaměstnanci, budovat vztahy na pracovišti a celkově zlepšovat spokojenost a psychickou pohodou zaměstnanců, je při společném jídle anebo u šálku dobré kávy. Kuchyňky či kávové koutky jsou srdcem každé kanceláře. V interiéru použijte kvalitní materiály a zároveň se zaměřte na dostatek denního světla a dobrou akustiku.“

Efektivní řízení: Otevřeně komunikujte, pečlivě vysvětlujte a pečujte o své talenty

Byli lidé dosud zvyklí pracovat ve velkém open space prostoru anebo naopak na malé kanceláře po maximálně třech lidech a čeká je velká změna? Sdílejte klíčové informace, otevřeně komunikujte, trpělivě vysvětlujte, sbírejte si zpětnou vazbu a zapojte zaměstnance do procesu samotné tvorby nového prostředí. To je klíčem úspěchu při zavádění zásadních změn. Zvýšíte tím nejen jejich angažovanost, produktivitu a spokojenost, ale také podpoříte rychlejší osvojení si nového stylu práce.

Efektivní řízení zaměstnanců s sebou nese také správný přístup k rovnováze mezi jejich pracovním a soukromým životem. Koronavirová epidemie měla vliv na nárůst počtu lidí, kteří se potýkali s různými typy psychických obtíží. Svůj podíl na tom měla dlouhodobá práce z domova, vyšší pracovní zátěž, nutnost adaptovat se na nové podmínky i stres z nejisté budoucnosti. A firmy se s tímto musí učit pracovat, aby systematicky dbaly na duševní pohodu a zdraví svých zaměstnanců.

„Role HR manažerů a komunikace obecně se v současné době stává stále významnějším aspektem. Zaměstnanci jsou pro většinu společností tím nejcennějším kapitálem, který mají – spoluvytvářejí firemní kulturu a image, vymýšlejí nové produkty, budují know-how. Pokud z nich chceme dostat to nejlepší, měli bychom se snažit o dlouhodobě udržitelné nastavení. Ne o krátkodobý špičkový výkon, po kterém může následovat např. syndrom vyhoření. Toho lze ovšem dosáhnout pouze tehdy, když své kolegy dobře známe a respektujeme jejich limity,“ uzavírá Filip Muška.